Consejos para tener reuniones de ventas eficaces: Consejos para la gestión de reuniones

Las reuniones se han convertido en algo común en las empresas, empleando una cantidad ingente de nuestro tiempo. Conozco empresas en las que el equipo de ventas se reúne el lunes y el viernes. Incluso trabaje en una en la que teníamos reunión cada mañana. Muchas de estas reuniones no son necesarias ni eficaces. Las personas llegan tarde, desinteresadas, sin una idea clara de la reunión o desmotivadas.

Si en una reunión hay seis personas involucradas y cada una percibe 10€ la hora, en una reunión de una hora de promedio supone: 60€ la reunión. Si solo hay una a la semana significa 3.120€ al año en reuniones. Si se pierde una media de 15 minutos por reunión, solo en retrasos, la cantidad de minutos es 780m al año, en euros: 1.950€ al año que tiramos.

¿Como podemos evitar esto y al mismo tiempo hacerlas más efectivas?

Estos son mis consejos.

Antes de la reunión:

Planificación de reuniones. En primer lugar, identificar que otros empleados son necesarios para ayudar a planificar la reunión. Decide lo que esperas lograr de la reunión. Establecer objetivos factibles para su reunión. Piensa en lo que quieres obtener de esta reunión y elabora la agenda para que se lleve a cabo.

Después de esto valora si necesitas esta reunión. Si solo quieres transmitir unos datos quizá sea mejor un correo a las personas interesadas. Reuniones de 10m no son para todo el equipo, los up-date son solo para unas personas concretas, que te dan su opinión, de manera breve. Si lo que quieres es motivar al equipo no necesitas 10m.

Una vez decidida la reunión haz que todos sean puntuales, además del coste comentado antes, es una falta de respeto a los compañeros. Así que se el primero en llegar, envía un correo a todos los participantes minutos antes de la reunión para que no la olviden, si hace falta llama a aquellos que siempre se retrasan. Empieza puntual, los que vengan se pondrán al día con un compañero. Respeta a los que han llegado puntuales. Su tiempo también es valioso y se han esforzado por llegar. Si no lo haces la próxima vez también ellos llegaran tarde.

Planifica la agenda. Con la idea final en mente organiza la agenda, entregala o, si es muy extensa, enviala a todos los participantes. Indica el tiempo de duración de cada punto.

Asitentes. Asegurate de que los asistentes importantes podrán acudir, si no es así cambia la reunión a otra fecha donde confirmen su asistencia. Si en la reunión hay que decidir algo, antes de invitar a quienes deben de acudir piensa: quienes deben de estar por que quieren sentirse importantes y a ti te interesan. Quienes deben estar para que se involucren en el proyecto. Y no olvides quienes no deben estar, por que no aportan nada positivo y frenan cualquier decisión.

Durante la reunión:

Aprovecha para discutir con el equipo, que puedan aportar sus ideas. Para esto debes de valorarlas sin tomarlo como algo personal, procura que ellos también lo vean así. Si hay una buena idea aplicala. No hagas que nadie se sienta mal por opinar. Apunta durante la reunión: La información dada (lo ideal está en el orden del día), las decisiones tomadas (y cómo: con el consentimiento, por votación %, por mayoría simple), los elementos de acción: ¿quién, qué, cuándo?

No abuses del powerpoint, las reuniones se han convertido en un evento en el que cada uno demuestra sus habilidades con este programa. Es una buena herramienta pero no debe de quitar la atención del ponente. Si los participantes se concentran más en la diapositiva que en tu exposición, mal. Si estás hablando durante 7m y nadie te pregunta algo, mal, o bien ya conocen lo que dices -para lo cual no necesitas la reunión- o bien solo siguen la diapositiva. Tienen que atender a lo que tú les expones, la presentación en powerpoint es solo la guía.

Si tienes que aportar un trabajo previo, tablas, gráficos, material de lectura hazlo antes de la reunión para que puedan leerselo antes de la misma y no convertirla en una reunión literaria. La documentación que ayudará a lograr los objetivos de la reunión puede incluir informes, datos y gráficos, tales como información sobre la competencia, las ventas de mes a la fecha, y los planes de producción, diapositivas de Microsoft PowerPoint que ilustran los puntos clave de discusión y toma nota de minutos, y el seguimiento de reuniones anteriores o relacionados y proyectos.

Por ultimo. Termina a tiempo. Centrate en la agenda, respeta a los demás, la reunión no es lo único que deben hacer ese día.